Κεντρικό γεγονός της εκδήλωσης ήταν η τελετή απονομής αναμνηστικών επάθλων στις οργανωμένες εθελοντικές ομάδες και διπλωμάτων σε όλους τους εθελοντές, για την προσφορά τους στον ROUT-2009. Τους φιλοξενούμενους καλωσόρισε προλογίζοντας, ο Δασάρχης Ξάνθης, που δήλωσε την πρόθεσή του να υποστηρίξει οποιαδήποτε προσπάθεια γίνεται, με στόχο να φέρει τον κόσμο κοντά στο δάσος. Στη συνέχεια ο Στάμος Μπιρσίμ της Olyvon, παρουσίασε ένα βίντεο από τον αγώνα και οι εκπρόσωποι της διοργάνωσης μίλησαν για τις προοπτικές του αγώνα και τη σημασία της προσφοράς των εθελοντών και αρκετοί εθελοντές πήραν το λόγο, για να καταθέσουν τις επισημάνσεις τους για τη βελτίωση του αγώνα στο άμεσο μέλλον. Πριν το κλείσιμο και τις απονομές, προβλήθηκε ένα slideshow του αγώνα, δημιουργία του φωτογράφου Μπάμπη Γκιριτζιώτη της Go-mrp.

Ακολούθησε δείπνο, με τις ψησταριές να έχουν στηθεί κάτω απ το φως των αστεριών που στο μεταξύ διαδέχτηκαν το χιονιά και με τη θερμοκρασία να βρίσκεται αρκετούς βαθμούς κάτω απ το μηδέν, την ατμόσφαιρα όμως να έχει ζεστάνει για τα καλά μέσα στο εστιατόριο του Δασικού Χωριού. Οι καλεσμένοι διανυκτέρευσαν στα ξύλινα σπίτια και την επόμενη μέρα μικρές παρέες έκαναν βόλτα στο χιονισμένο αλλά ηλιόλουστο δάσος.

Στη συνάντηση συμφωνήθηκε να ακολουθήσει στενή συνεργασία μεταξύ της διοργάνωσης και των οργανωμένων εθελοντικών ομάδων, με εξορμήσεις και ασκήσεις στο πεδίο, ώστε να υπάρξει ο καλύτερος δυνατός σχεδιασμός για τον προσεχή Οκτώβριο.